Leistungen · Hotels & Gästehäuser

Management für Gästehäuser, Pensionen & kleine Hotels

Externe Betriebsführung für kleine und mittlere Zimmerbetriebe – im gesamten DACH-Raum, ohne Pacht und ohne Kontrollverlust.

RM Hospitality übernimmt als externer Partner den laufenden Betrieb von Gästehäusern, Pensionen und kleinen Hotels: Distribution über alle relevanten Buchungskanäle, dynamische Preisgestaltung, Gästekommunikation, Housekeeping-Steuerung und monatliches Reporting. Anders als bei einer Hotelpacht bleiben Sie dabei Eigentümer und Betreiber Ihres Hauses – wir führen das Tagesgeschäft in Ihrem Auftrag, im gesamten DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz).

Der Ansatz kommt aus der professionellen Kurzzeitvermietung: Seit 2022 betreiben wir ein eigenes Portfolio in Süddeutschland und steuern den Betrieb über unsere eigene Software CENTCOM. Dieses Betriebsmodell – automatisiert, datenbasiert, kanalübergreifend – übertragen wir zunehmend auf Zimmerbetriebe; unser Portfolio wächst derzeit deutlich, auch um Gästehäuser und kleine Hotels.

Für wen eignet sich unser Hotel Management Service?

Unser Angebot richtet sich an Häuser, die zu klein für Kettenstrukturen sind und zu groß, um nebenbei zu laufen: Privathotels, Gästehäuser, Pensionen und Gasthäuser mit Zimmervermietung. Typischerweise kommen Eigentümer in einer von drei Situationen auf uns zu:

• Betreiber ohne Nachfolge: Das Haus läuft, aber niemand in der Familie will es übernehmen. Statt zu verkaufen oder zu schließen, lagern Sie den operativen Betrieb aus – und behalten Eigentum und Erträge.
• Eigentümer ohne Zeit: Sie führen das Haus neben Beruf oder Ruhestand und kommen bei Buchungskanälen, Preisen und Gästeanfragen nicht mehr hinterher.
• Investoren: Sie haben ein Objekt mit Beherbergungsnutzung erworben und suchen einen professionellen Partner, der den Betrieb aufbaut und führt, ohne selbst als Pächter aufzutreten.

Sie vermieten einzelne Ferienwohnungen statt Zimmer? Dann ist unser Co-Hosting der passende Einstieg – einen Überblick über alle Betreuungsmodelle gibt der Ratgeber Ferienwohnung verwalten lassen. Und wenn eine Immobilie erst noch zur Unterkunft werden soll, begleiten wir Sie mit Ferienwohnung aufbauen lassen von der leeren Immobilie bis zum Livegang.

Pension oder kleines Hotel verwalten lassen: Was übernehmen wir?

Gästehaus-Management heißt bei uns: Wir führen die umsatzrelevanten und zeitintensiven Prozesse Ihres Hauses – abgestimmt darauf, was Sie selbst behalten möchten und was nicht. Die Bausteine im Einzelnen:

Distribution und OTA-Management

Wir bringen Ihr Haus auf die relevanten Buchungskanäle – Booking.com, Airbnb, Expedia und weitere –, halten Verfügbarkeiten über einen Channel-Manager synchron und optimieren Inserate, Fotos und Raten laufend. Viele kleine Häuser sind bislang nur auf einem Kanal oder gar nicht online buchbar; hier liegt oft der schnellste Hebel.

Dynamische Preisgestaltung

Statt einer starren Preisliste wird jede Nacht einzeln bepreist – nach Saison, Wochentag, Nachfrage und lokalen Events. Wie datenbasierte Preissteuerung funktioniert, zeigen wir unter RM Revenue; in unserem eigenen Portfolio lag die durchschnittliche RevPAR-Steigerung bei +23,5 %.

Gästekommunikation mit KI-Unterstützung

Anfragen, Buchungsbestätigungen, Check-in-Informationen und Fragen während des Aufenthalts beantworten wir schnell und mehrsprachig. Routineantworten automatisiert unsere Software, sensible Fälle bearbeitet ein Mensch – so bleibt Ihr Haus auch abends und am Wochenende erreichbar.

Housekeeping-Steuerung

Wir planen Reinigung und Wäsche digital aus den An- und Abreisen, verteilen Einsätze und kontrollieren die Durchführung. Ihre bestehenden Kräfte oder lokale Dienstleister bleiben dabei Ihre Vertragspartner – wir steuern die Prozesse, nicht das Personal.

Reporting und Transparenz

Sie erhalten ein monatliches Reporting mit Auslastung, ADR und RevPAR (die Begriffe erklärt unser Glossar) und behalten über ein Dashboard jederzeit den Überblick. Konten und Auszahlungen laufen auf Ihren Namen – Sie bleiben unabhängig vom Dienstleister.

Hotel-Betriebsführung extern – was heißt das genau?

Externe Betriebsführung bedeutet: Ein spezialisierter Dienstleister führt das operative Geschäft, während Eigentum, Betreiberrolle und Einnahmen beim Eigentümer bleiben. Das unterscheidet unser Modell grundlegend von der klassischen Hotelpacht, bei der ein Pächter Ihr Haus auf eigene Rechnung betreibt:

Modell	Wer ist Betreiber?	Vergütungslogik
Hotelpacht	Der Pächter – er betreibt das Haus auf eigene Rechnung	Feste Pacht an den Eigentümer; Gewinn und Risiko liegen beim Pächter
Externe Betriebsführung (RM Hospitality)	Sie – wir führen das Tagesgeschäft in Ihrem Auftrag	Management-Vergütung, individuell nach Größe und Leistungsumfang
Eigenbetrieb mit Software	Sie – mit eigenem Team und eigenen Prozessen	Software-Kosten, z. B. CENTCOM ab 169 €/Monat

Wir treten bewusst nicht als Pächter auf. Sie bleiben Vertragspartner Ihrer Gäste und Ihres Personals und geben die Leitplanken vor – Preisuntergrenzen, Belegungsregeln, Standards. Gewerbe-, melde- und steuerrechtliche Fragen Ihres Betriebs klären Sie weiterhin mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt; wir unterstützen bei der organisatorischen Umsetzung. Das Grundprinzip kennen Sie vielleicht aus der Ferienwohnungswelt – dort heißt es Co-Hosting.

Warum hilft Kurzzeitvermietungs-Kompetenz gerade kleinen Häusern?

Die professionelle Kurzzeitvermietung hat in den letzten Jahren Werkzeuge hervorgebracht, die in vielen kleinen Beherbergungsbetrieben noch kaum angekommen sind: dynamische Preissysteme, Channel-Manager, automatisierte Gästekommunikation, digitale Housekeeping-Planung. Viele Gästehäuser und Pensionen im DACH-Raum arbeiten dagegen noch mit Telefonbuchungen, statischen Preislisten und Stammgast-Kalendern – verständlich, denn im Tagesgeschäft fehlt für Digitalisierung schlicht die Zeit.

Genau darin liegt die Chance: Wer diese Werkzeuge als kleines Haus nutzt, holt häufig spürbar mehr aus demselben Objekt – ohne Umbau und ohne zusätzliches Personal. Wir bringen diese Praxis aus dem eigenen Betrieb mit: Seit 2022 haben wir in Süddeutschland ein Portfolio mit 45 verwalteten Einheiten aufgebaut, mehr als 50.000 Prozesse über unsere Software automatisiert und halten eine durchschnittliche Gästebewertung von 4,9. RM Hospitality ist zudem Smoobu Ambassador und Airbnb-Co-Hosting-Ambassador.

CENTCOM: Software für Gasthaus-Verwaltung und Zimmerbetriebe

Herzstück des Betriebs ist unsere eigene Software CENTCOM: Kanal-Synchronisation, KI-gestützte Gäste-Inbox, Housekeeping-Planung, Rechnungs- und Meldeprozesse sowie Reporting in einem System. CENTCOM ist für Ferienwohnungen entstanden, eignet sich aber ebenso für die Gasthaus-Verwaltung, für Pensionen und kleine Hotels – Zimmer werden schlicht als Einheiten geführt.

Wenn Sie Ihr Haus weiter selbst führen und nur die Werkzeuge möchten: CENTCOM kostet 169 €/Monat (1–3 Einheiten), 349 €/Monat (4–15) bzw. 549 €/Monat (16–30); ab 30 Einheiten auf Anfrage. Alle Bereiche sind inklusive, 14 Tage kostenlos testbar – Details unter Preise.

So läuft die Übernahme ab

Schritt 1: Potenzialanalyse

Sie schildern uns Haus, Auslastung und Ziele; wir prüfen Marktumfeld, Kanalpräsenz und Preisniveau. Die Analyse ist kostenlos und unverbindlich – die Antwort erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden.

Schritt 2: Konzept und Vertrag

Auf Basis der Analyse erhalten Sie ein Konzept: welche Bausteine wir übernehmen, welche bei Ihnen bleiben, welche Systeme eingeführt werden – und zu welchen Konditionen. Sie legen die Leitplanken fest.

Schritt 3: Übernahme und laufender Betrieb

Wir richten Kanäle, Preissteuerung und Kommunikation ein und übernehmen das Tagesgeschäft schrittweise – ohne den laufenden Betrieb zu unterbrechen. Ab dann gilt: monatliches Reporting, kurze Abstimmungen, klare Zuständigkeiten.

Was kostet das Management? Konditionen individuell

Für Gästehäuser, Pensionen und Hotels nennen wir bewusst keine Pauschalpreise: Zimmerzahl, Saisonalität, vorhandenes Team und gewünschter Leistungsumfang unterscheiden sich dafür zu stark. Sie erhalten nach der Potenzialanalyse ein individuelles Angebot mit klar benannten Leistungen – ohne versteckte Kosten; Laufzeit und Umfang vereinbaren wir individuell. Zur Orientierung: Für Ferienwohnungen arbeiten wir mit festen Co-Hosting-Paketen; bei Zimmerbetrieben kalkulieren wir individuell nach Größe und Umfang.

Hotel Management in Deutschland, Österreich und der Schweiz

RM Hospitality sitzt in Bamberg und arbeitet im gesamten DACH-Raum. Möglich macht das ein Betriebsmodell, das zum großen Teil remote funktioniert: Distribution, Preise, Gästekommunikation und Reporting laufen digital – unabhängig davon, ob Ihr Haus in Franken, im Salzburger Land oder im Berner Oberland steht. Für Leistungen, die vor Ort stattfinden müssen – Reinigung, Instandhaltung, Schlüsselthemen –, binden wir Ihr bestehendes Team ein oder bauen gemeinsam mit Ihnen ein lokales Partnernetz auf.

Landesspezifische Vorgaben wie Melde- und Tourismusabgaben in Österreich oder der Schweiz berücksichtigen wir organisatorisch; rechtlich und steuerlich bleibt Ihr lokaler Berater die maßgebliche Instanz. Für ein erstes Gespräch genügt eine Nachricht über Kontakt, ein Anruf unter +49 171 9402131 oder eine E-Mail an kontakt@rm-hospitality.de.

Hotel Management Service – deutschlandweit, digital geführt

Wer nach einem „Hotel Management Service" sucht, meint meist einen Partner in seiner Region – und tatsächlich erreichen uns Anfragen aus ganz Deutschland, von Franken bis an die Küste. Unsere ehrliche Antwort darauf: Wir unterhalten keine lokalen Büros und behaupten auch keine. Der Betrieb wird digital aus Bamberg geführt – und genau das funktioniert, weil die umsatzrelevanten Aufgaben eines kleinen Hauses heute ortsunabhängig sind.

So funktioniert externes Management ohne Büro vor Ort in der Praxis:

• Digitale Betriebsführung: Distribution, Preissteuerung, Gästekommunikation und Reporting laufen täglich über unsere Systeme – unabhängig davon, wo Ihr Haus steht.
• Vor Ort bleibt Ihr Team: Reinigungskräfte, Hausmeister und lokale Dienstleister bleiben Ihre Vertragspartner; wir planen und steuern die Einsätze digital.
• Einarbeitung remote, Termine nach Bedarf: Systemeinrichtung und Schulung erfolgen per Video und Telefon; für Objektaufnahme oder wichtige Abstimmungen kommen wir nach Absprache zu Ihnen.

Ob dieses Modell zu Ihrem Haus passt, hängt weniger vom Standort ab als von Struktur und Zielen – genau das klärt die kostenlose Potenzialanalyse, mit Antwort innerhalb von 48 Stunden.

Dynamic Pricing für Hotels und Pensionen

Kein Zimmer ist jede Nacht gleich viel wert: Eine Messe in der Region, Ferienzeiten, ein Feiertagswochenende oder schlicht der Unterschied zwischen Dienstag und Samstag verändern die Nachfrage erheblich. Dynamic Pricing bedeutet, jede Nacht einzeln zu bepreisen – eine starre Preisliste ist an starken Tagen zu günstig und an schwachen zu teuer.

Gemessen wird der Erfolg an zwei Kennzahlen: dem ADR (durchschnittlicher Zimmerpreis) und dem RevPAR (Umsatz pro verfügbarem Zimmer) – beide erklärt unser Ratgeber ADR & RevPAR. In unserem eigenen Portfolio lag die durchschnittliche RevPAR-Steigerung bei +23,5 %; in einem betreuten Objekt stieg die Auslastung von 67 auf 82 %. Das sind Ergebnisse aus unserem Betrieb, keine Zusage für Ihres – wie wir Preissteuerung methodisch aufsetzen, zeigt RM Revenue.

Ein Rechenbeispiel (reine Arithmetik, keine Zusage): 10 Zimmer, 70 € ADR und 60 % Auslastung ergeben 42 € RevPAR. Steigen ADR auf 75 € und Auslastung auf 68 %, liegt der RevPAR bei 51 € – rund 21 % mehr Logisumsatz aus denselben Zimmern, ohne einen Quadratmeter Umbau.

Direktbuchungen stärken, Plattformen nutzen

Booking.com, Airbnb und Expedia kosten Provision – und bringen dafür Reichweite, die eine eigene Website allein nicht ersetzt. Direktbuchungen sind provisionsfrei und gehören Ihnen samt Gästekontakt, setzen aber eine buchbare Website und wiederkehrende Gäste voraus. Ehrlich betrachtet braucht ein kleines Haus beides: Plattformen, um neue Gäste zu gewinnen, und einen Direktkanal für alle, die wiederkommen.

Konkret heißt das in der Zusammenarbeit:

• Plattformen professionell nutzen: optimierte Inserate, synchronisierte Verfügbarkeiten und dynamische Raten auf allen Kanälen – damit sich die Provision durch Mehrbuchungen rechnet.
• Website-Anbindung: Ihre eigene Website erhält eine direkte Buchungsmöglichkeit, angeschlossen an denselben Kalender wie die Plattformen – ohne Doppelbuchungen.
• Gästebindung: Wer einmal über eine Plattform gebucht hat, soll beim nächsten Mal direkt buchen – durch schnelle, persönliche Gästekommunikation und gepflegte Gastdaten im Rahmen des Datenschutzes.

Einen nennenswerten Direktanteil baut man über Monate auf, nicht über Nacht – wir versprechen deshalb keine Quote, sondern richten die Kanäle so ein, dass jeder Aufenthalt auf die nächste Direktbuchung einzahlt.

Häufige Fragen