Eine Ferienwohnung zu vermieten fühlt sich zunächst nach Gastfreundschaft an: Schlüssel übergeben, Gäste willkommen heißen, gute Bewertungen sammeln. Rechtlich betrachtet betreiben Sie jedoch eine Beherbergungsstätte im Kleinen — und daran knüpft der Gesetzgeber Pflichten, die viele private Gastgeber erst kennenlernen, wenn die erste Nachfrage der Gemeinde im Briefkasten liegt. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die typischen Themen für Gastgeber in Bayern: Meldeschein, Kurtaxe, Zweckentfremdung, Gewerbefrage und Steuern — und zeigt, wie Sie all das operativ so organisieren, dass es im Alltag kaum noch Zeit kostet.

Wichtig vorab: Dieser Artikel ist keine Rechts- und keine Steuerberatung. Viele der genannten Regeln sind lokal geregelt, unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde teils erheblich und ändern sich. Verbindliche Auskünfte für Ihren konkreten Fall geben Ihnen Ihre Gemeinde, das zuständige Landratsamt und Ihr Steuerberater.

Der Meldeschein: seit 2025 eine Pflicht vor allem für Gäste aus dem Ausland

Die bekannteste Pflicht stammt aus dem Bundesmeldegesetz — und sie hat sich zuletzt spürbar verändert. Seit Anfang 2025 gilt die besondere Meldepflicht in Beherbergungsbetrieben nur noch für Gäste aus dem Ausland: Diese Gäste füllen am Anreisetag einen Meldeschein aus und unterschreiben ihn. Das betrifft nicht nur Hotels, sondern grundsätzlich auch die einzelne Ferienwohnung — unabhängig davon, über welches Portal die Buchung kam. Die ausgefüllten Scheine müssen Sie über einen gesetzlich bestimmten Zeitraum aufbewahren und den Behörden auf Verlangen vorlegen können.

Für deutsche Staatsangehörige hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz diese bundesrechtliche Meldescheinpflicht zum Jahresbeginn 2025 abgeschafft. Ganz abhaken sollten Sie das Thema trotzdem nicht: Daneben können lokale Erfassungspflichten bestehen, etwa für Zwecke der Kurtaxe. Fragen Sie deshalb vor Ort nach, welche Angaben und Formulare an Ihrer Adresse tatsächlich noch verlangt werden — und erheben Sie nicht mehr Daten als nötig. Weil Sie bei der Buchung selten wissen, welche Staatsangehörigkeit anreist, brauchen Sie weiterhin einen verlässlichen Ablauf für jede Anreise. Der lässt sich hervorragend digitalisieren — dazu unten mehr.

Kurtaxe und Tourismusabgaben: gleiche Idee, viele Varianten

Viele Gemeinden — gerade in touristisch geprägten Regionen Bayerns — erheben eine Kurtaxe, einen Fremdenverkehrs- oder Tourismusbeitrag oder ähnliche Abgaben. Die Grundidee ist überall dieselbe: Wer vom Tourismus profitiert oder als Gast die örtliche Infrastruktur nutzt, beteiligt sich an deren Kosten. Alles Weitere ist lokal geregelt und fällt höchst unterschiedlich aus — ob überhaupt eine Abgabe erhoben wird, wie sie bemessen wird, welche Ausnahmen gelten und in welchem Rhythmus abgerechnet wird.

Für Sie als Gastgeber ist vor allem eines wichtig: Häufig sind Sie es, der die Abgabe beim Gast einsammeln und an die Gemeinde abführen muss — samt Nachweisen. Fragen Sie deshalb vor dem Start schriftlich bei Ihrer Gemeinde nach, was für Ihre Adresse gilt, und bauen Sie das Ergebnis fest in Preisgestaltung und Abläufe ein, statt es bei jeder Buchung neu zu improvisieren.

Zweckentfremdung: darf die Wohnung überhaupt Ferienwohnung sein?

Vor allen Formularen steht eine grundsätzlichere Frage: Dürfen Sie die Wohnung überhaupt kurzzeitig vermieten? Manche Städte mit angespanntem Wohnungsmarkt haben Zweckentfremdungssatzungen erlassen. Dort darf Wohnraum nicht ohne Genehmigung dauerhaft als Ferienwohnung genutzt werden — und Verstöße können empfindlich geahndet werden. Ob eine solche Satzung an Ihrem Standort gilt und was sie erlaubt, ist von Ort zu Ort völlig verschieden; verlassen Sie sich nicht auf Erfahrungsberichte aus anderen Städten.

Denken Sie im selben Zug an die verwandten Fragen: Ist die Nutzung baurechtlich zulässig? Braucht es die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft oder — bei gemieteten Objekten — des Vermieters? All das klären Sie am besten, bevor das erste Inserat online geht.

Gewerbeanmeldung: eine Frage, die Sie aktiv stellen sollten

Ob die Vermietung einer Ferienwohnung eine Gewerbeanmeldung erfordert, lässt sich nicht pauschal beantworten. Es kommt auf den Einzelfall an — etwa auf den Umfang der Vermietung und darauf, ob Sie hotelähnliche Zusatzleistungen anbieten. Genau deshalb ist das keine Frage für Internetforen, sondern für Ihre Gemeinde beziehungsweise das Landratsamt. Die Anfrage kostet Sie einen Anruf; eine versäumte Anmeldung kann deutlich teurer werden.

Steuern: Ihre Themenliste für den Steuerberater

Die steuerliche Bewertung gehört in die Hände eines Profis — hier deshalb bewusst keine Empfehlungen, sondern eine Liste der Punkte, die Sie im Gespräch mit Ihrem Steuerberater ansprechen sollten:

  • Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung: Kurzfristige Beherbergung ist umsatzsteuerlich ein eigenes Kapitel. Klären Sie, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie in Frage kommt und welche Folgen die eine oder andere Entscheidung hätte.
  • Einkommensteuer: Wie Einnahmen und Ausgaben — von Reinigung über Portalprovisionen bis zur Ausstattung — korrekt erklärt werden.
  • Abgrenzung privat oder gewerblich: mit möglichen Folgen für weitere Steuerarten und Pflichten.
  • Aufzeichnungen und Belege: welche Unterlagen Sie in welcher Form und wie lange aufbewahren sollten.

Der Zweck dieser Liste ist nicht, dass Sie die Antworten selbst finden — sondern dass im Beratungsgespräch kein Thema vergessen wird.

Operativ sauber: Prozesse statt Zettelwirtschaft

Der Unterschied zwischen Gastgebern, die an ihren Pflichten verzweifeln, und solchen, die sie kaum noch spüren, liegt selten im Wissen. Er liegt im Prozess.

Pflichten werden nicht kleiner, wenn man sie ignoriert — aber deutlich leichter, wenn man sie in einen Prozess verwandelt.
  • Meldeschein digitalisieren. Lassen Sie Gäste ihre Daten vor der Anreise online erfassen und, wo eine Unterschrift verlangt ist, digital unterschreiben. Ein guter Ablauf fragt je Gast nur ab, was wirklich gefordert ist, die Angaben sind vollständig und lesbar — und beim Check-in bleibt Zeit für Gastfreundschaft statt für ein Klemmbrett.
  • Kurtaxe in den Buchungsablauf einbauen. Als fester Bestandteil von Preis und Gästekommunikation statt als Überraschung beim Check-out — und die Abrechnung mit der Gemeinde als wiederkehrende Aufgabe mit festem Termin.
  • Ein digitaler Ordner pro Pflicht. Genehmigungen, Schriftverkehr mit der Gemeinde, geltende Satzungen und Fristen an einem Ort — nicht verteilt über Postfach, Schublade und Gedächtnis.
  • Ein Termin pro Jahr. Satzungen ändern sich. Prüfen Sie einmal jährlich, ob an Ihrem Standort noch alles gilt, was Sie sich notiert haben.

Und zum Schluss noch einmal ausdrücklich: Dieser Überblick ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung — verbindliche Auskünfte geben allein Ihre Gemeinde, das Landratsamt und Ihr Steuerberater. Bei RM Hospitality gehören diese Abläufe zum Tagesgeschäft: Unsere Plattform CENTCOM bildet unter anderem den digitalen Meldeschein und die Prozesse dahinter ab, damit Pflichten im Hintergrund mitlaufen, statt den Tag zu bestimmen. Wichtiger als jedes Werkzeug ist aber der erste Schritt, und der ist ganz analog: Fragen Sie Ihre Gemeinde, bevor die Gemeinde Sie fragt.